La legge consente l’installazione di impianti di videosorveglianza solo in presenza di specifiche finalità, che devono essere concrete e dimostrabili. Non esiste una libertà generale di controllo: ogni impianto deve essere giustificato.

Le finalità legittime sono legate a:

1. esigenze organizzative e produttive;
2. sicurezza sul lavoro;
3. tutela del patrimonio aziendale.

Queste finalità non possono essere meramente astratte o generiche, ma devono essere concrete, specifiche e dimostrabili dal datore di lavoro. 

L’installazione deve rispondere ai principi di necessità e proporzionalità, sanciti dalla normativa sulla protezione dei dati.

Questo significa che la videosorveglianza è lecita solo quando altre misure di sicurezza (come, ad esempio, controlli da parte di addetti, sistemi di allarme o misure di protezione degli ingressi) siano state valutate come insufficienti o inattuabili. Non sarebbe giustificata la scelta basata unicamente su criteri di economicità o rapidità di attuazione.

La giurisprudenza ha fornito interpretazioni significative di tali finalità: ad esempio, la nozione di “patrimonio aziendale” è stata intesa in senso ampio, includendo non solo la protezione da furti o danneggiamenti di beni materiali, ma anche la tutela dell’immagine e del patrimonio reputazionale dell’azienda.

Il limite più rilevante rimane il divieto di utilizzo per il controllo diretto della prestazione lavorativa, che rappresenta uno dei principali punti di attenzione per le aziende.

Il nome del dominio ha progressivamente assunto un ruolo centrale nella giurisprudenza italiana, evolvendo da semplice indirizzo telematico a pieno titolo di segno distintivo d’impresa. L’orientamento della giurisprudenza nazionale prevalente considera oggi il nome a dominio un segno distintivo tutelato.

Il fondamento di tale tutela è stabilito nel codice della proprietà industriale (CPI), D.Lgs. 30/2005.

• Articolo 12 CPI: Stabilisce una funzione difensiva per i segni distintivi preesistenti, includendo esplicitamente i nomi a dominio. Non possono infatti costituire oggetto di registrazione come marchio d’impresa i segni che siano identici o simili a un segno già noto come ditta, denominazione sociale, insegna e nome a dominio usato nell’attività economica, se adottati da altri.
• Rischio di confusione: La tutela del titolare del marchio contro l’uso illegittimo del proprio segno come nome a dominio altrui si articola sul rischio di confusione nell’utente medio della rete, qualora il dominio contraddistingua prodotti o servizi identici o affini.
• Tutela ultra-merceologica (marchi rinomati): Se il nome a dominio è identico o simile a un marchio rinomato, la tutela è garantita anche per prodotti o servizi non affini, a condizione che l’utilizzatore tragga indebito vantaggio dal carattere distintivo o dalla rinomanza del marchio, o rechi pregiudizio al titolare del segno.

La legittimità della videosorveglianza non dipende solo dalle finalità, ma anche dal rispetto di una procedura preventiva obbligatoria. L’installazione deve essere preceduta da un accordo sindacale oppure, in assenza, da un’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro.

Questo passaggio è spesso sottovalutato, ma rappresenta uno degli elementi più critici: l’assenza di autorizzazione rende l’impianto illecito, indipendentemente dalla sua finalità. Inoltre, il consenso del lavoratore non è sufficiente a sanare la mancanza di questa procedura.

Un’importante evoluzione è stata introdotta dalla Nota INL n. 4757 del 26 maggio 2025, che ha semplificato le procedure per le imprese multiprovinciali. In base a tale orientamento, le aziende che possiedono unità produttive situate nel territorio di competenza di una medesima sede territoriale dell’Ispettorato (anche se su province diverse accorpate) possono presentare una sola istanza, a condizione che il sistema tecnologico e le ragioni legittimanti siano identici per tutti i siti.

Una volta rispettata la procedura, è fondamentale progettare l’impianto in modo conforme ai principi di proporzionalità e minimizzazione. Questo significa limitare le riprese alle sole aree necessarie ed evitare qualsiasi forma di controllo eccessivo o invasivo.

La configurazione tecnica assume quindi un ruolo centrale: l’angolo di ripresa, la posizione delle telecamere e le eventuali tecnologie di oscuramento devono essere coerenti con le finalità dichiarate.

Nella pratica, ciò significa che:

• L’angolo di ripresa deve essere limitato alle aree strettamente necessarie (es. accessi, casse, macchinari pericolosi), evitando di inquadrare spazi privati o di socializzazione come spogliatoi, bagni o aree break.
  
• Le telecamere non devono monitorare in modo continuo e unidirezionale la postazione di lavoro del singolo dipendente, a meno che non sia strettamente indispensabile per ragioni di sicurezza o per esigenze produttive specifiche e documentate.
• Devono essere utilizzate, ove possibile, tecniche di oscuramento (privacy masking) per escludere aree non pertinenti o volti di soggetti terzi.

Il rispetto del GDPR impone un obbligo di trasparenza nei confronti dei lavoratori, che devono essere informati in modo chiaro e completo. Questo obbligo non si esaurisce con un cartello, ma richiede un sistema informativo strutturato.

Il modello più corretto è quello a due livelli: un’informativa breve e immediata (cartello) e un’informativa estesa che spiega nel dettaglio il trattamento dei dati. La chiarezza in questa fase è fondamentale anche per prevenire contestazioni.

Il secondo livello è l’informativa estesa, redatta ai sensi dell’art. 13 GDPR, che deve dettagliare:

• La base giuridica del trattamento.
• I tempi di conservazione delle immagini.   
• I soggetti autorizzati all’accesso ai dati.
• I diritti dell’interessato (accesso, cancellazione, opposizione).
• I dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati, se nominato.

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